Ta utgangspunkt i alt dere har avklart i prosessen med tjenestestyrt bemanning så langt.
1. Tjenesterettet behov
Hvor mange ansatte må være på vakt med ulik kompetanse og vaktlengde gjennom døgnet, uka og året?
Målet er at de som er på jobb samtidig skal kunne løse alle direkte og indirekte oppgaver.
Tips: Avklar lengden på hver vakt. Den bestemmes av oppgavene som skal løses og hvordan disse skal organiseres. Vaktlengder må være innenfor arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid.
2. Utviklingsbehov
Hva kreves av fag- og tjenesteutvikling i planperioden?
Dette er viktig å vurdere for å sikre kvalitet, godt arbeidsmiljø og bærekraftig drift. Vurder behovet i neste planperiode basert på kartleggingen av møter, kurs og kompetanseheving i forrige periode. Bestem tidspunkt og omfang for aktivitetene før dere utarbeider en ny arbeidsplan.
3. Bufferbehov
Hvordan kan dere forebygge behov for innleie i neste planperiode?
Vurder om dere kan «bufre vakter» på bakgrunn av historisk fravær. Det vil si å øke antall planlagte vakter i bemanningen.
Tips: Ved å bruke kalenderplan fremfor rullerende plan blir handlingsrommet større.
På den måten er det mulig å skreddersy bemanningsplanen etter tjenestebehov. På samme måte blir det enklere for tjenestesteder med varierende utviklingsbehov å planlegge kompetanseheving og andre aktiviteter på dato.
Eksempel
Tjenestesteder der brukere er på ferie med foresatte kan ha lavere bemanning i perioder.
I roligere perioder som dette, kan det være lurt å sette av tid til kompetanseheving.
Oppgaven oppsummert
Bemanningsplanen tilrettelegger for innspill til budsjett med godt dokumenterte behov. Hvis bemanningsplanen ikke kan dekkes innenfor eksisterende budsjettramme for tjenesteområdet, må dere gå tilbake og finne ut hvordan dere kan justere planen.
Et alternativ er å re-organisere aktivitets- og oppgaveløsningen på nytt. Et annet alternativ er å spille inn behov i budsjettprosesser.
Det viktigste er å på plass rammene som kreves for å gjennomføre planlagt løsning.
Tips: Timer til disposisjon regnes ut ved å gange antall årsverk med ukentlig arbeidstid.
Denne modellen viser hvordan bemanningssituasjonen bør være og hva som bør unngås. Målet er å være innenfor det grønne området der faste ansatte dekker variasjoner i drift for å redusere innleie og merarbeid. Ikke minst ønsker vi å unngå lønnskostnader utover budsjettrammen.
Fastlønn: 1-4
Dette er kjernen vi vil holde oss til. Hvis vi kan dekke hele bemanningsbehovet innenfor disse rammene, har vi lykkes.
Variabel lønn: 5
Vi er avhengige av å dekke bemanningsbehovet med innleie og merarbeid, men holder oss fremdeles innenfor budsjett.
Overforbruk: 6
Her er vi tvunget til å dekke bemanningsbehovet med innleie og merarbeid vi ikke har budsjett for.
Organisatoriske grep som fremmer kontinuitet og sterke fagmiljøer
God tjenestestyrt bemanning stabiliserer bemanningssituasjonen gjennom døgnet, uka og året. Det sikrer en bærekraftig bemanningsløsning.
Våre anbefalinger bygger på forskning
For å oppnå kontinuitet og sterke fagmiljøer, anbefaler Fafo noen organisatoriske grep. Vi har delt disse inn i tre nivåer:
Trinn 1: grunnlaget alle må ha på plass
Trinn 2: bør alle ha på plass
Trinn 3: krever innsikt i bemanningen og er noe alle bør ha som mål på sikt
Trinn 1
Ansattbeholdningen består i hovedsak av kontinuitetsbærere med stillingsprosent på eller over 80. Det er svært få stillinger under 50 prosent. Sammensetningen av kompetanse skal gjenspeile tjenestebehovet.
Verktøy: Flere helgetimer per stilling.
Forutsetter: God innsikt i sammenhengen mellom antall helgetimer i bemanningsplanen, antall stillinger og gjennomsnittlig stillingsstørrelse. Flere helgetimer er en del av løsningen.
Gevinst: Flere kontinuitetsbærere på vakt i helgene gir mulighet for faste team og færre medarbeidere per leder. Dermed vil ledere og ansatte knyttes tettere sammen.
Trinn 2
Planlegg for kjent bemanningsbehov.
Verktøy: Kalenderplanlegging.
Forutsetter: Innsikt i planlagt datofestet fravær som ferieavvikling og kompetanseheving. Det er også viktig med innsikt i datofestede svingninger i brukerbehov.
Gevinst: Merarbeid og overtid i perioden reduseres. Det gir økt kontinuitet og stabilitet for brukere, ansatte og ledere.
Trinn 3
Planlegg for uforutsett bemanningsbehov.
Verktøy: Buffer, fleksiressurser, timebank og / eller bemanningspooler.
Forutsetter: Bemanningssituasjonen må sees på tvers av tjenestesteder, enheter og virksomheter. Dette krever godt samarbeid, koordinering og riktig opplæring.
Gevinst: Økt kontinuitet fordi sårbarheten for svingninger i bemanningsbehovet er tatt høyde for. Det gir større fleksibilitet, bedre muligheter for kompetanseutvikling og tryggere ansatte.
Ressurs: kalkulator for utregning av helgetimer
Helt siden arbeidstidsforkortelsen i 1987 har helse- og omsorgstjenestene blitt organisert med tradisjonell turnus hver tredje helg. Det har ført til hull i arbeidsplaner som blir tettet med små stillinger. Derfor jobber vi nå for en bedre fordeling av helgetimer, som er en forutsetning for heltidskultur.
Her kan du regne ut hvor mange helgetimer hver ansatt må jobbe for å øke den gjennomsnittlige stillingsstørrelsen på avdelingen.
Last ned kalkulator for utregning av helgetimer
