Publisert: 05.05.2023
Vi opplever at endringsviljen blant ansatte øker når personalet ser at små grep kan gjøre hverdagen litt lettere.
Kommunen følger opplegget som er satt i Tørn, med samlinger med ulike temaer og workshops.
- Med dette som utgangspunkt har vi hatt en prosesskartlegging av dagvakt som ble utført i prosjektgruppen, deretter ble arbeidsgruppen inkludert i arbeidet, opplyser Ann-Iren Furuheim, prosjektleder for Tørn i Vågå kommune.
Prosess- og kompetansekartlegging i sentrum
Vågå kommune startet med Tørn-prosjektet i september 2022. De så behovet for endring basert på utfordringsbildet som var preget av demografi, fremtidens eldreomsorg og utfordringer med for eksempel å få tak i nok vikarer.
I første runde er Tørn-arbeidet rettet mot alders- og sykehjemmet på tre avdelinger i Vågåheimen. Prosjektleder Ann-Iren Furuheim uttrykker at formålet først og fremst var å skape en mindre stressende hverdag for både pasientene og personalet, og få til gode rutiner rundt for eksempel måltidene. Dette på bakgrunn av at de opplevde stor belastning i forbindelse med morgenstell, som fortsatte over frokostsituasjonen og utover dagen.
Etter nøye gjennomgang av prosesskartleggingen, ble oversikten over dagvakten hengt opp slik at resten av personalet kunne se og komme med oppgaver og utfordringer de kjente på.
- Denne kartleggingen synliggjorde alle oppgaver helsepersonell på Vågåheimen utfører i løpet av en dagvakt, samt hvilke problemer vi møter på. Her avdekket vi for eksempel at tidsrommet det er mest oppgaver, og der det dukker opp flest utfordringer, er fra kl. 07.30 - kl. 12.30, opplyser hun.
Med utgangspunkt i prosesskartleggingen kom de så frem til forskjellige tiltak de kunne iverksette for å forsøke å frigjøre tid spesielt i dette tidsrommet.
Dette er tiltak som:
Hun opplyser at de ulike tiltakene som allerede er satt i gang gjør at avdelingene får en bedre arbeidssituasjon fra morgenen av. Med nye arbeidslister får personalet raskt overblikk over om det er spesielle prosedyrer og oppgaver som skal utføres i løpet av dagen.
- I tillegg ser vi at personalet kommer seg fortere ut i avdelingene og i morgenstell nå enn tidligere fordi vi har kuttet ned på rapport fra nattevakt til dagvakt. Dette fører igjen til mindre stress og bedre tid til stelleoppgaver, forteller hun.
Sykepleieoppgaver som dosettfylling og visitt er også fordelt jevnere utover hele uken. I stedet for at det eksempelvis skal være både visitt og dosettfyll mandag, så er det nå kun en større "hovedoppgave" i løpet av en dag.
- Dette er oppgaver som er tidkrevende, og som krever full konsentrasjon av den som utfører dem. Det at tid og ukedag på visitten er endret, gjør at sykepleier som skal ha visittansvar får mulighet til å både delta i morgenstell samt at det frigjør tid til å forberede seg i forkant av visitten. Tidligere har vi også sett at visittoppgaver har hopet seg opp til mandag, og mindre på onsdag. Nå får vi jevnere fordeling utover uken, sier hun.
Videre i arbeidet jobber de nå med kompetansekartlegging av personalet.
- Dette er særlig viktig for å kunne heve grunnkompetanse og gjøre oppgavefordeling på en god og forsvarlig måte. Vi ser også på flere tiltak for å løse rapportsituasjon, som at vi planlegger å innføre stille rapport på morgenen, understreker Furuheim.
God og tydelig dialog er avgjørende for endringsviljen
Hun har flere anbefalinger til andre kommuner som skal i gang med arbeidet med ny oppgavedeling. Hun vektlegger særlig viktigheten av å starte smått og skape en arbeidskultur der gode rutiner er på plass, og at ansatte blir godt informert i forkant av endringer på arbeidsplassen. God kommunikasjon mellom prosjektgruppe og ledelsen er også avgjørende for å klare å gjennomføre både endringer og forankring.
- En må ha takhøyde for at arbeidskultur og rutiner er godt innarbeidet hos de fleste i personalgruppen, og være oppmerksom på at endringer kan skape uro. God og tydelig dialog, gjerne flere ganger, vil skape trygghet og forståelse for arbeidet og endringene som blir satt i gang.
I følge Furuheim er det særlig viktig å huske på at endringer tar tid og at det er lurt å starte smått, i motsetning til større og mer drastiske grep. De små tiltakene kan til sammen gjøre en merkbar forskjell i hverdagen.
- Tørn-prosjektet er et endringsarbeid, og endringsarbeid krever samarbeid, tid og kommunikasjon. Vi opplever at endringsviljen blant ansatte øker når personalet ser at små grep kan gjøre hverdagen litt lettere. Da opplever de også mindre stress og belastning, og det er lettere å sette i gang neste tiltak, avslutter prosjektlederen.
