Publisert: 14.12.2022
I denne reisen er det viktig med medarbeiderinvolvering. Både tillitsvalgt og verneombud er gode ambassadører og endringsagenter ut i avdelingene.
De ble valgt ut og forespurt av Sandefjord kommune om å bli med i Tørn, og de begynner allerede å se gevinstene av arbeidet.
Sandefjord kommune er en av fire kommuner som fikk en henvendelse fra KS om å bli med i pilotarbeidet til Tørn «Ny organisering av arbeidet og arbeidstiden» i september 2021. Med dette tok Sandefjord kommune det første skrittet inn i Tørn. Neste skritt ble å gjøre et utvalg av avdelingene hvor Tørn-piloten skulle prøves ut. Da ble avdelingslederne Janne Moholt fra Kamfjordhjemmet og May Lisbeth Graff fra Sandefjord medisinske senter involvert i prosessen. Kommunen har samtidig vært med i IA bransjeprogram sykehjem, og i regi av dette har de redusert sykefraværet og jobbet med å bedre arbeidsmiljøet og hindre frafall i bransjen.
Sammen med ansatte, verneombud og tillitsvalgte har Buer, Moholt og Graff jobbet for bedre kompetanse, kvalitet og kontinuitet i tjenestene. Stikkord i Tørn-arbeidet har vært ny periodeplan med flere langvakter i helgene, større forutsigbarhet og trygghet – både for medarbeider og pasient.
Bakgrunnen for endringsarbeidet var utfordringsbildet som har preget kommunen. I 2021 hadde Sandefjord kommune 400 årsverk på innleie og 1200 tilkallingsvikarer, mange i deltid. De hadde også mange små helgestillinger med personer uten formell kompetanse og flere ubesatte helgestillinger.
Utfordringene tvang nærmest frem behovet for ny organisering av arbeidstiden og oppgavene. De måtte organisere dette på en annen måte ved å legge til rette for større stillinger. Tone Woll Buer er prosjektleder for heltidskultur i Sandefjord kommune, og forteller oss litt om den krevende situasjonen kommunen har stått i.
- Vi har en bemanningsutfordring i samfunnet generelt, også i vår kommune. Det er trangere kommuneøkonomi og lite tilgang på formell helsefaglig kompetanse. Samtidig var det en høy deltidsandel i vår kommune. Det var ikke tvil om å bli med på Tørn da vi fikk henvendelsen fra KS, forteller Woll Buer.
I kartleggingen av arbeidstiden har de gjort analyser av driften og analyser fire år tilbake i tid i forhold til planlagt og faktisk bemanning. I tillegg til andre indikatorer, deriblant kompetansesammensetning, alderssammensetning og nivået på heltid og deltid. Dette kunnskapsgrunnlaget var et viktig utgangspunkt for å komme i gang med endringsarbeidet i Tørn.
Kamfjordhjemmet og Sandefjord medisinske senter
Siden de startet i Tørn, har Kamfjordhjemmet og Sandefjord medisinske senter gjennomført prosesser i avdelingene med rullerende grunnturnus og fremover planlegges det en kalenderplan. I kalenderplan kan man planlegge alt fravær og legge inn oppgaver som skal løses i løpet av et år. Poenget er å fordele helgetimene bedre og dermed redusere antall helgestillinger. Langvakter er også en løsning. I Tørn har de dokumentert fremdriften på arbeidsverktøyet padlet. Fellesnevneren for begge har vært god forankring, godt partssamarbeid og medarbeiderinvolvering.
- En kalenderplan gir et mye større handlingsrom for både leder og ansatte. Med utgangspunkt i en bemanningsplan kan ansatte være med å bestemme egen arbeidstid innenfor den tjenesten og kompetansen som skal leveres, forteller Woll Buer.
På Sandefjord medisinske senter er det tre avdelinger og en legevakt. På Lindrende korttid har de innført langvakter på 14 timer i helgene. Nå skal de komme i gang med ny 12-ukers turnus, og gleder seg til å se gevinstene av dette.
Enhetsleder på Lindrende korttid ved Sandefjord medisinske senter, May Lisbeth Graff, forteller at de har kommet en lang vei siden de startet. Det største grepet enheten har gjort er å innføre langvakter hver fjerde helg, for de som ønsker det.
- Stemningen var annerledes for noen år siden, men nå ønsket de ansatte å prøve langvakter. Vår avdeling hadde lenge snakket om å få mer sykepleierkompetanse på helg, endringer på turnus i tillegg til at vi har behov for mer sykepleierkompetanse, forteller Graff.
På Kamfjordhjemmet var situasjonen litt annerledes, med en høyere grad av deltid enn på Sandefjord medisinske senter. Kamfjordhjemmet er et av fire kommunale bo- og behandlingssenter i kommunen og ble åpnet i mars 2011. Det er totalt 64 plasser fordelt på 8 boenheter. Her har de beveget seg fra rullerende grunnturnus på seks uker til periodeplan for kalenderåret.
Janne Moholt startet i stillingen som avdelingsleder ved avdeling 2AB i 2019. På den tiden hadde hun mange ledige stillinger i turnus. Bakgrunnen for at også hun ønsket å være med i Tørn var å lære mer om dette og sammenhengen mellom helgetimer og kontinuitet.
Hun fikk tillitsvalgt og verneombud med seg i Tørn-piloten og de etablerte en partssammensatt gruppe på fire i avdelingen. Sammen har de hatt ukentlige møter og på mange måter fungert som forlengede ledere til de ansatte under endringsprosessen.
Avdelingsleder Janne Moholt kan glede med at gevinstene som følge av ny turnus er formidable. I hennes avdeling hadde de en høy grad av deltid, med en gjennomsnittlig stillingsstørrelse på 56 prosent. Stillingsstørrelsen har nå økt til 75 prosent.
- Tallet på ansatte med fulltidsstilling har også økt fra 5 til 11. Samtidig er det en nedgang i ansatte fra 32 til 25. Det er dermed færre mennesker jeg skal følge opp, færre som skal bli kjent med hverandre og færre som pasientene må forholde seg til, sier Moholt.
En endringsreise med større trygghet og forutsigbarhet
Både Sandefjord medisinske senter og Kamfjordhjemmet kan vise til store gevinster når de ser tilbake på sin endringsreise. I dag er det blant annet mer av det faste personalet som jobber.
- Sett tilbake på denne endringsreisen, hva vil dere si har vært de viktigste endringene?
- Trykket er selvsagt variert fra dag til dag. Til tider har det vært litt sårbart, særlig mandag etter helg når de som har jobbet helg, har fri. Lindrende korttid er en avdeling der pasienten går fort i funksjonsfall da de er svært dårlige, så der har vi en jobb å gjøre. Men det har blitt trygt og roligere både for ansatte og brukere på helg. Mye av det er på grunn av at ansatte er her over lengre tid og har mer oversikt over arbeidsoppgaver som skal være frem i tid. Det er den største effekten og gevinsten for oss, forteller Graff.
Oppstarten av TØRNturnus ved Sandefjord medisinske senter har gitt gode og raske resultater.
Fra venstre: Sykepleier May Lisbeth G. Graff, spesialhelsefagarbeider og tillitsvalgt Else Tove Andreassen, spesialsykepleier Line Bjønnes, pleiemedarbeider Gro Erdal, pleiemedarbeider Inez Engen og sykepleier Camilla Grønn.
Moholt og Graff er enige i at de nye endringene har gitt ansatte en trygghetsfølelse. Foreløpig er det kun Kamfjordhjemmet som har gått fra rullerende grunnturnus til periodeplan, mens Sandefjord medisinske senter er under planlegging av denne overgangen. Med denne endringen melder Moholt at ansatte ved Kamfjordhjemmet nå også kan planlegge mer fritt og har større grad av fleksibilitet. Med den nye ordningen er blant annet 15 ferieuker dekket opp av fast ansatte. Samtidig går antall timer av innleie betraktelig ned.
- Ansatte føler seg mer trygge på jobb fordi de jobber sammen med andre faste ansatte, også i helgene. Alle har forstått at vi må dra lasset sammen for å skape gode endringer, sier Moholt.
I avdelingen til Moholt jobber de også med demens og alderspsykiatri, og her forteller hun at behandleratferden til de ansatte er viktige for brukerne. Hun har også stort sett mottatt gode tilbakemeldinger fra ansatte som gjennomfører langvakter i helgene på 14 timer.
- Når vi har folk i stor stilling, har vi også større mulighet til å bygge opp den kompetansen. Både fordi vi får tillit til hverandre, men også fordi pasienten får tillit til de ansatte. Det å komme i en posisjon til å bli bedre kjent og utvikle hverandre er avgjørende for god fremdrift og det relasjonelle, sier hun.
Suksesskriterier: - Viktig med god forankring
Noe av det viktigste prosjektleder Tone Woll Buer har meldt tilbake til kommuneledelse og politikerne under endringsarbeidet er at dette tar tid. Forankring og medvirkning er en forutsetning for å lykkes. En måte å få opp engasjementet til ansatte er å inkludere dem tett innpå oppgavekartleggingen slik at de får et eierforhold til drift av turnus og hele prosessen.
- Organisasjons- og kulturendring tar tid og vi må jobbe sakte, men sikkert. Det har gitt gode resultater, men vi har fremdeles et stykke å gå. I denne reisen er det også utrolig viktig med medarbeiderinvolvering. Både tillitsvalgt og verneombud er gode ambassadører og endringsagenter ut i avdelingene, sier prosjektleder Woll Buer.
Særlig viktig er det å ha en prosjektleder som holder i arbeidet med heltidskultur og bruker verktøyene og metodikken de mottar i Tørn.
- Som prosjektleder holder jeg i dette både oppover og nedover i organisasjonen. Og det er viktig at heltidskultur er en del av det politiske miljøet og forankret i strategidokumenter, samtidig som det blir rapportert inn til både politikerne og kommunedirektøren, understreker hun.
Begge avdelingslederne nikker bekreftende og sier at også de økonomiske gevinstene og uformelle møteplassene har vært gode.
- En annen suksessfaktor er å anerkjenne de uformelle møteplassene. Her på Kamfjordhjemmet har jeg en gjeng med gode kollegaer som jeg kan sitte å drodle med, samtidig som jeg får innspill og tilbakemeldinger som jeg kan ta til meg. Det er tross alt en kultur som skal endres her, og da er gode kollegaer og åpenhet avgjørende,
sier Moholt.
Prosjektlederen Tone Woll Buer ser også at det er en modning i organisasjonen etter at de startet med samlingene. For fem år siden hadde ikke denne endringen vært mulig, og nå skal de bredde Tørn ut til 16 avdelinger. Prosjektlederen understreker at det handler om å møte ansatte, for eksempel på personalmøter, prate med dem, svare på spørsmål og forklare endringene.
- Jeg kan ikke få sagt det nok hvor viktig det er med god forankring. Det nytter ikke å kjøre organisasjonsendring hvis ikke du får med deg ansatte. Kommunene må sette av ressurser til dette. På sikt er det stor økonomisk gevinst, men vi må våge å satse på å bruke penger i starten for å få noe ut i den andre enden, avslutter Woll Buer.
Les også: Mer heltid med TØRNturnus i Sandefjord kommune.
Avdeling 2A/B ved Kamfjordhjemmet
HMS-gruppen på avdeling 2A/B i Kamfjordhjemmet. Linda Max Bøen-Halvorsen verneombud, Yvonne Johannessen (plasstillitsvalgt Fagforbundet), Marie V. Strand Standal (plasstillitsvalgt NSF). Avdelingsleder Janne Moholt er ikke avbildet.
