Lindesnes kommune ruster seg for fremtidens helse- og omsorgstjenester

Utprøving av Tørn metodikken ble utført i to avdelinger, Lindesnes nattjeneste vest og Lindesnes nattjeneste øst. Begge avdelingene var allerede involvert i omstillingsprosjektet Sammen i utvikling (SIU), som ble startet opp i hele kommunen våren 2022. Her innførte man utvidet bruk av teknologi i nattjenesten.

Nå er kommunen i oppstartsfasen på å jobbe videre med ansvar- og oppgavedeling i flere enheter og avdelinger i Velferd. Tørn metodikken blir et viktig verktøy i dette arbeidet, og de to avdelingslederne som har deltatt i Tørn piloten er nøkkelpersoner inn i det videre arbeidet i sine enheter.  

Vi har snakket med flere i prosjektgruppen for Tørn; prosjektleder Janne M. Heddeland, hovedtillitsvalgt i NSF Rut Hovd Olaisen, rådgiver for velferdsteknologi Marianne Holmesland, og avdelingsledere Linn Løver og Tina Kvile Rislaa. 

Foto: Marianne Holmesland

Fra venstre: Nina Egeland Johnsen, avdelingsleder avdeling Vigeland vest, Linn Løver, avdelingsleder Lindesnes nattjeneste vest, Hildegunn Pettersen, teamkoordinator Lindesnes nattjeneste vest, Linda Vavik, enhetsleder enhet Hjemmebaserte tjenester

Oppgavekartleggingen har bidratt til bevisstgjøring

Prosjektdeltakerne ser tilbake på endringsarbeidet, og er glad for at Tørn kom til riktig tidspunkt.

- Kommunen var godt i gang med omorganisering og implementering av velferdsteknologi, også før vi ble med i Tørn. Men Tørn har ført til bevisstgjøring rundt ansvar- og oppgavedeling og nødvendigheten av kartlegging av oppgaver og arbeidsflyt, forteller prosjektleder Janne M. Heddeland.

Både prosjektleder Janne og hovedtillitsvalgt Rut Hovd Olaisen har sett merkbare endringer. De peker på kartlegging av ansvar, oppgaver og kompetanse som en viktig del av endringsarbeidet. De ansatte har vært med på å kartlegge sin egen arbeidsdag, og sett nærmere på hvem som gjør hvilke oppgaver. Kunnskapen og metodikken har gjort personalet mer bevisst på arbeidsmetoder og hvordan de jobber.

- Kartleggingen vi utførte på personalmøter var en god måte å involvere ansatte på, se på utfordringsbildet og finne ut hvor skoen trykker, også da vi jobbet med innføring av digitalt tilsyn, legger prosjektleder Janne til.

Omstilling og endring byr alltid på utfordringer og motstand, men med god samhandling, kommunikasjon og involvering av alle parter har ting løst seg.

Hovedtillitsvalgt Rut Hovd Olaisen mener at dette skyldes en god opplæring i Tørn-metodikken på forhånd, men også at de har satt av god tid til å kommunisere om endringene som kommer. Hun håper at gevinstene blir store på sikt.

- Det er ikke alt som har vært optimalt, men muligheten for involvering har vært god. Det var særlig da vi begynte å henge opp de gule lappene under oppgavekartleggingen, at involveringen var veldig tydelig, forteller Rut.  

Digitalt tilsyn og mindre tiltakstid på natt

I de to avdelingene har de kartlagt alle ansvars- og arbeidsoppgaver på natt. Parallelt med dette har de innført digitalt tilsyn i storskala, både for hjemmeboende og i institusjon. De har også omorganisert nattjenesten ved å gå fra nattevakter fordelt på de ulike avdelingene til nattevakter som er organiserte i team og som samarbeider på tvers av avdelingene. Dette har gitt en økonomiske gevinster ved å reduserte behovet for årsverk. Det har også gitt en bedre hverdag for mange ansatte fordi belastningen har blitt mindre mens samhandlingen mellom ansatte har blitt bedre. Den kanskje viktigste effekten av arbeidet finner vi hos pasientene: De får nå sove bedre.

Utviklingsarbeidet har altså gitt gode resultater så langt, men det oppleves også som utfordrende av noen ansatte. For eksempel ønsker noen å være nærmere pasientene enn de får mulighet til med den nye organiseringen av arbeidet.

En evaluering av omorganiseringen skal foregå i desember.

Spenningen stiger: - Det er nå vi skal bestå testen 

Hovedtillitsvalgt Rut mener at det er viktig å se det helhetlige bildet.

- I hjemmebasert tjeneste handler det ikke bare om å redusere stillingene på natt, det handler også om å se hvordan vi kan være mer ressurseffektive. Nå har vi brukt Tørn til ansvar- og oppgavedeling, endret måten vi jobber på og i innføring av digitalt tilsyn, sier hun.

Hun er spent på fortsettelsen.

Også Marianne Holmesland, som har ledet arbeidsgruppen i arbeidet med implementering av velferdsteknologi, forteller at tiltakene har vært tidsbesparende. Hun har arbeidet sammen med prosjektmedarbeider Kari Bue og teknisk koordinator Stian A Broberg.

I juni 2022 vedtok kommunestyret at utvidet bruk av velferdsteknologi skal vurderes som førstevalg ved tildeling av helse og omsorgstjenester. For å kunne iverksette vedtaket fra kommunestyret, var det en forutsetning at vi måtte ha en revisjon av tildelingskriterier.

Tildelingskriterier har nå velferdsteknologi som førstevalg, og skal knyttes til hvilke oppgaver som skal utføres på natt. Det skal være utrykning til akutte hendelser, medisinske prosedyrer og helt nødvendige personlige gjøremål i ett bestemt tidsrom på natt. Alle tiltak i dette tidsrommet skal vedtaksfestes.

Etter en workshop med utprøving av nattevakter høsten 2022, ble det bestemt at i tidsrommet 23.30 til kl. 07.00 skulle det være «natt tid». Det er blitt målt på tiltakstid i dette tidsrommet fra fagsystemet Gerica, og tallene viser en reduksjon fra mellom 500 og 600 timer i 2020, til 140 timer i september 2023.

Tiltakstid er hva som er av planlagte oppgaver i løpet av en natt.

- Der ser vi at alle tiltakene i sum har ført til at vi nå har kommet lavt på tiltakstid i dette tidsrommet.

For ansatte som jobber med hjemmeboende har det vært mye spart tid. Vi har også overført noen oppgaver til responssenteret i Kristiansand. De mottar nå alle varslinger fra velferdsteknologien på hjemmeboende og utfører kameratilsyn på hjemmeboende, forteller Marianne.

Nå er de spente på evalueringsmøte som skal avholdes i desember. De er trygge på at Tørn og samarbeidet i prosjektgruppen har vært et viktig ledd i endringsarbeidet.

- Tørn-metodikken er veldig god å ha i endringsprosesser, det har overordnet bidratt til gode refleksjoner, sier avdelingslederne. 

Avdelingsleder på Lindesnes nattjeneste øst, Tina Kvile Rislaa, forteller at de er fornøyd med den tverrfaglige involveringen i Tørn, og er klare for å spre Tørn-metodikken til nye avdelinger. 

- Det å ha en så tverrfaglig involvering og erfaringsdeling med andre kommuner har vært veldig konstruktivt. Jeg sitter igjen med mye ny kunnskap og gode erfaringer, som jeg kommer til å ta med meg inn i mange prosesser i min avdeling.

Også hovedtillitsvalgt Rut er klar for å spre Tørn til nye avdelinger. Hun er spent på endringene som kommer - hvordan de skal bruke Tørn-prinsippene og ansvar- og oppgavekartleggingen til ny organisering og jobbe på nye måter.

- Greier vi å anvende dette slik at hverdagen blir annerledes og mer effektiv i forhold til ansvar- og oppgavedelingen? Det er nå vi skal bestå testen, når både hjemmebasert og institusjon skal bruke verktøyene. Heldigvis har vi med oss personer som kan lede dette arbeidet på en trygg og god måte, avslutter Rut. 

Nysgjerrig på oppgavekartlegging? I videoen under viser pilotkoordinator Hanne Mensner Lerstang og Tonje og Anita fra Asker kommune hvordan man gjennomfører oppgavekartleggingen.