Publisert: 13.02.2023
Dette ble en gøy måte å legge fram og formidle et viktig budskap i arbeidet med forankringen i kommunen,
Blant annet har kommunen brukt Kahoot for å skape engasjement og synliggjøre ovenfor administrasjonen i kommunen hva sykepleiere og helsefagarbeidere bruker tiden sin på i løpet av en arbeidsuke. Denne tilnærmingen har bidratt til å synliggjøre behovet oppgavedeling og endring på en god måte.
Kartlegging av arbeidsoppgaver på en dagvakt
Kommunen har jobbet aktivt med oppgavekartlegging ved hjelp av Lean-metodikk og post-it lapper. Sammen med Tørn jobbet prosjekt- og arbeidsgruppen som ble satt sammen i starten av prosjektet med å kartlegge alle arbeidsoppgavene som gjøres i løpet av en dagvakt. Hver arbeidsoppgave ble skrevet ned på post-it lapp og festet på gråpapiret. Gråpapiret ble hengende synlig slik at resten av de ansatte kunne skrive på arbeidsoppgaver de gjorde på en dagvakt og henge på gråpapiret.
Totalt var det over 50 post-it lapper med ikke-pasientnære oppgaver på en dagvakt. Sammen med prosjektgruppen, valgte prosjektleder ut seks av de ikke-pasientnære oppgavene som de mente utgjør feil bruk av ressurser og feil bruk av kompetanse, og var ressurskrevende.
- Noen av oppgavene som ble valgt var å gå ut med søppel, kjøkkenoppgaver, vasking av senger, håndtering av skittentøy og avisutdeling til pasientene på avdelingene, forteller Sandbu.
Hun presiserer at dette er viktige oppgaver både for pasienten og driften, men at det ikke nødvendigvis må utføres av helsepersonell med fagutdanning eller høyere utdanning.
Prosjektleder gjennomførte så "skjult" tidtaking når de ansatte utførte de utvalgte oppgavene. Det ble tatt tid av to-tre ansatte i utførelsen av hver oppgave for en gjennomsnittstid. Dette ble gjennomført av prosjektleder for at det skulle bli mest mulig likt hverdagen og uten et press for de ansatte.
Kartlegging av oppgaver
Kartlegging av arbeidsoppgaver på en dagvakt ved hjelp av lean-metodikk og gråpapir med post it lapper. De oransje er ikke-pasientnære og de blå er de pasientnære. Gråpapiret ble hengende synlig og lett tilgjengelig i avdelingen med en forklaring ved siden av slik at alle ansatte kunne tilføye flere post-it lapper. Foto: Martine Sandbu.
Viktig for å formidle budskapet i arbeidet med forankring
I utviklingen av Kahoot fikk prosjektleder veiledning fra KS i hvordan man kan stille gode spørsmål som fenger og engasjerer og virker oppsiktsvekkende.
- Kahoot ble brukt i styringsgruppemøtet der flere fra administrasjonen deltok. Der var det stort engasjement og "aha-opplevelser" underveis i gjennomføringen av Kahooten. Etter Kahooten ble det en veldig givende og spennende diskusjon om ressursbruk og hva helsepersonellet faktisk ble brukt til, opplyser prosjektlederen.
Det ble blant annet diskutert hvorvidt helsepersonellmangelen er like stor dersom kvalifisert helsepersonell nyttes på en annen og bedre måte.
- En av kommentarene under styringsgruppemøtet var blant annet at helsepersonellmangelen i Lesja kommune faktisk ikke er så stor dersom kvalifisert helsepersonell nyttes på en annen og bedre måte. Det bekrefter oppgavedelingen som må til for å møte fremtidens utfordringer i helsesektoren, sier Sandbu.
I møtet der Kahoot ble brukt ble det også snakk om overføringsverdiene til de andre tjenesteområdene i kommunen. Selv om det naturlig nok er litt arbeid med å lage Kahooten, presiserer Sandbu likevel at det er en enkel måte å få frem viktige tall og resultater på.
- Styringsgruppen vil nok huske Kahooten med fokus på ressursbruken på sykehjemmet i lang tid fremover. Dette ble en gøy måte å legge fram og formidle et viktig budskap i arbeidet med forankringen i kommunen, forteller hun.
Kahooten som ble laget har blitt revidert og tilpasset anledningen og mottakeren. Og erfaringen er kun positiv. Tilhørerne blir raskt engasjerte når de selv må delta og de må da følge med på det du skal formidle for å kunne svare på spørsmålene.
