Publisert: 10.01.2023

Kommunen er opptatt av at ansatte skal få gode rutiner i hverdagen og et godt system som sikrer en god ressurs- og kompetanseutnyttelse. Løsningen ble derfor å utvikle oppgavekort. Selv om Gran kommune fremdeles er i implementeringsfasen forteller Hanne-Beate Høiby, prosjektleder for Tørn i Gran kommune, at denne måten å jobbe på allerede har resultert i økt faglighet i avdelingene.

- Man klarer i større grad å gå bort fra «min og din» pasient. Faktorer som god bruk av 10-møtet med nøyaktige kontrollspørsmål, hensiktsmessig bruk av fagoppgavekortet og det at sykepleier er mer tilgjengelig for veiledning har resultert i at fagligheten i avdelingene har økt, understreker Høiby.

Behov for rutiner og bedre kompetanse- og ressursutnyttelse

Bakteppet for utviklingen av oppgavekort at den gamle arbeidsmåten var preget av få rutiner og manglende system for å gjennomføre alle arbeidsoppgavene. Utfordringen var å utnytte den gode kompetansen som de ansatte hadde, og overføre dette i en mer rutinebasert og strukturert arbeidshverdag – til det beste for både ansatte og pasienter.

- Manglende rutiner og oversiktlig system i løpet av arbeidsdagen resulterte naturlig nok også i feil ressursbruk og mindre god kompetanseutnyttelse, sier Høiby.

Avdelingene hadde også mye kjøkkenarbeid som pleiepersonalet måtte ta hånd om samtidig som de hadde ansvar for en hel pasientgruppe. Dette medførte mye «til-og-fra» arbeid og gjorde det nærmest umulig for en person å ha ansvar for kjøkkenarbeidet alene.

- Mangelen på en med overordnet ansvar resulterte i at alle gjorde litt på kjøkkenet hver vakt, og mye av tiden gikk også til å kontrollere om ekstraoppgavene var utført, opplyser hun.

Ansvarlig sykepleier på vakt hadde også pasientgruppe gjennom hele dagen på lik linje som alle andre på jobb. Dette resulterte i at sykepleieren var mindre tilgjengelig, hadde mindre tid til å utføre sine opprinnelige ansvarsoppgaver og fikk mindre tid til ordinære sykepleieroppgaver; Samt at de andre ansatte plutselig måtte overta en hel pasientgruppe når sykepleieren måtte gå til en dårlig pasient.

For å løse disse utfordringene ønsket de en form for arbeidsinstruks til hver ansatt når de kom på jobb. Denne arbeidsinstruksen skulle gi en oversikt og detaljert informasjon om den enkeltes arbeidsoppgaver gjennom hele dagen. På denne måten fikk de sikret et godt system og etablerte rutiner som ble brukt som utgangspunkt for hele arbeidsdagen.

I selve gjennomføringen ble alle oppgaver gjennomgått og fagsykepleier utformet oppgavekort. Oppgavekortene er av lommestørrelse og den ansatte har dette på seg gjennom vakten. Sammensetningen av oppgavene på alle kortene krevde mye tid og planlegging, noe som skulle vise seg å være avgjørende for de gode og vellykkede rutinene. 

Løsninger som ivaretar pasienten og ansattes faglige behov

Men hvordan fungerer oppgavekortene i praksis? Fordelingen av oppgavekortene er basert på faglige behov både relatert til oppgavene og til pasientgruppen. Det er også noe rullering for å sikre at så mange som mulig kjenner til alle oppgaver og at man ikke alltid har det samme oppgavekortet.

De syv oppgavekortene er delt inn på følgende måte:

Et for kjøkken

Den som har kjøkkenkortet starter dagen med å stelle tre pasienter med forholdsvis enklere behov før frokost. Deretter er den ansvarlige på kjøkkenet resten av vakten uten direkte pasientansvar, men hjelper til ved behov og tid, utdyper Høiby.

På kjøkkenet henger det tilhørende plansjer med rutiner i samme farge som oppgavekortet.

Et for serviceoppgaver

Servicekortet har ekstraoppgaver i form av å holde orden på diverse lagre, skyllerom og fellesområdene i avdelingen. Her har man valgt en pasientgruppe som er pleielett etter stell er ferdig men som trenger tidvis tilstedeværelse, da serviceoppgaver er oppgaver som er enklere åforlate og komme tilbake til senere. På det enkelte lager og skyllerom er det, i likhet med kjøkkenet, tilhørende plansjer med rutiner i samme farge som oppgavekortet.

Tre kort for miljøpersonell

Miljøpersonell nummer en er sykepleierens høyre hånd og skal hjelpe til med pasientrettede tiltak og annet som må følges opp. Den har også ansvar for å se over at alle har fått nødvendige medisiner fra den ene medisintrallen, i tillegg til å gi medisiner til de pasientene som har ufaglært personell.

Miljøpersonell nummer to har en pasientgruppe hvor det ofte er igjen ett stell etter frokost.

Den har ansvar for en medisintralle med samme oppgave som miljøpersonell nummer en. Den har også delt ansvar for oppfølginger og gjøremål relatert til pasientene.

Miljøpersonell nummer tre har en pasientgruppe hvor man ofte fortsetter stell etter frokost. Denne personen har ansvar for å assistere trisselsvert i aktivisering og sosialisering utover dagen.

Et kort for fagoppgaver

Den som har dette kortet skal etter kl. 13.00 sitte med det som kalles fagutvikling. Dette er alt ifra primær- og sekundærarbeid til sammenfatninger, tiltaksplaner, e-læring og egenutvikling.

Et kort for sykepleier utenom-gruppe

Den personen som har sykepleier utenom-gruppekortet har ikke egen pasientgruppe. Den plukker to til tre pasienter på morgenrapporten som den skal stelle. Utvalget av disse pasientene skal være basert på hvilke pasienter som trenger sykepleiertilsyn eller ekstra observasjon den aktuelle vakten. Etter stell gjør sykepleieren sykepleieroppgaver og administrative oppgaver på tvers i hele avdelingen. Det er denne personen som har ansvaret den aktuelle vakten og skal rapporteres til ved endringer.

De vaktene det ikke er sykepleier på avdelingen så er det en helsefagarbeider som har «utenom gruppekortet». Den har da samme funksjon som sykepleier utenom-gruppe med unntak av at den skal rapportere til ansvarshavende

Høiby peker på oppgavekortet med fagoppgaver som særlig viktig.

- Kortet med fagoppgaver var en viktig faktor for oss da vi hadde utfordringer med å få gjort unna de ekstra ansvarsoppgavene relatert til pasientene som man har i en avdeling. Fagoppgavekortet har styrket fagligheten i avdelingen, i tillegg til at det er med på å sikre at det er satt av tid til ansvarsoppgavene man har slik at disse blir jevnlig gjennomgått og oppdatert. Dette gjøres i samarbeid med sykepleier «utenom-gruppe» dersom det er tid til det, sier Høiby.

De har likevel opplevd noen utfordringer relatert til dette oppgavekortet. Noe av utfordringen handler om at det fra gammelt av har vært for dårlig opplæring i alle systemer så mange ansatte trenger derfor hjelp og veiledning til å bruke systemene. På vakter hvor det ikke er noen tilgjengelig for slik veiledning eller det er for travelt i avdelingen ender det med at personen som har dette kortet går i avdelingen i stedet for å sitte med fagoppgaver.

- Vi jobber derfor stadig med 1-1 veiledning i systemer og oppgaver for å sikre at de ansatte er trygge nok til å kunne sitte med disse oppgavene alene, forteller hun. 

For å sikre en god og faglig gjennomgang av alle pasientene har de daglig ett oppsummeringsmøte kl. 10.00 som ledes av den som har utenom-gruppekortet. Her blir hver eneste pasient gjennomgått. Formålet er å fange opp om noe ikke er som det skal med pasienten. Sykepleier utenom-gruppe skal tydelig kommunisere hva alle skal observere og rapportere videre om på alle pasientene gjennom vakten. Tiltakene og gjøremålene blir gjennomgått og det blir fordelt hvem som skal utføre de basert på hvilke oppgavekort man har, og dermed også kompetansen. 

De ansatte arbeider på samme måte på kveldsvakt, men da er det færre oppgavekort grunnet lavere bemanning.

Selv om prosjektfasen er over og de har innført en ny arbeidsmåte, presiserer prosjektleder Hanne-Beate Høiby at Gran kommune fremdeles er i implementeringsfasen. Det er enda noen utfordringer på veien og enkelte kort som fungerer bedre enn andre. Men en slik måte å jobbe på har styrket samarbeidet og oversikten i avdelingen.