Sosiale medier: Arkivering og journalføring

Håndtering av en slik kulturkollisjon er noe av utfordringen som ligger i bruk av sosiale medier i offentlig sektor, og med det også usikkerhet rundt lovmessige krav til arkivering.

Hva er arkiv og journal?
Når en snakker om arkivering og journalføring er det viktig å forstå hva disse begrepene betyr.

Formålet med journalføring og arkivering er tosidig. For det første trenger alle virksomheter et arkiv for å tilfredsstille sitt eget dokumentasjonsbehov, og det trengs en journal for å ha oversikt over de dokumentene som er i arkivet. For det andre skal arkivet oppfylle ulike demokratiske rettigheter, for eksempel kontroll av virksomheten. Publikum har rett til å se offentlig tilgjengelige opplysninger og dokumenter. Partene har rett til innsyn i saker som gjelder dem selv. Sammen med forvaltningsloven og offentlighetsloven er arkivloven avgjørende for partenes og offentlighetens innsyn. Arkivloven sier at forvaltningen har en entydig arkiveringsplikt, det vil si plikt til å arkivere alle dokument som blir til som et ledd i den virksomheten organet driv, enten det er dokument som kommer inn til organet, eller et dokument som organet selv produserer.

Arkiv defineres vidt. Det omfatter sakarkiv med tilhørende register og databaser i tillegg til møtebøker, fagsystem, databaser og andre dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til virksomhetens drift.

Journalføring er en fortløpende notering av opplysninger om saksdokumenter, så som avsender, mottaker, dato på brevet, dato for mottak og relasjon til andre dokumenter. I tillegg registreres ofte opplysninger om videre behandling av saksdokumentene. Alle offentlige organ har plikt til å føre journal over de saksdokumentene de mottar og de som de selv produserer. Journalføringsplikten er nærmere presisert i arkivforskriften.

Offentlighetslovens bestemmelser om innsynsrett forutsetter at forvaltningen har en journal med oversikt over saksdokumentene. En offentlig tilgjengelig versjon av journalen kan publiseres på Internett, eller den kan produseres når noen ønsker innsyn. På denne måten er det mulig for publikum å få oversikt over forvaltningens gjøren og laden, og få innsyn i de offentlig tilgjengelige dokumentene.

Arkivforskriften pålegger alle forvaltningsorgan å journalføre inngående og utgående dokument som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. For dokumenter som er gjenstand for saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi, foreligger en arkivplikt.

Arkiveringsplikten er dermed viere enn journalføringsplikten.

Hva er et dokument?
Dokumentdefinisjonen i arkivloven er teknologinøytral og svært vid. Et dokument blir definert som en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, visning eller overføring. Med et så vidt dokumentbegrep kan en si at kommunikasjon i sosiale medier også faller inn under definisjonen, uavhengig av utforming eller format på mediet. I rapporten Regjeringens bruk av sosiale medier fastslås det at nettmøter og bloggposter med tilhørende kommentarer arkiveres og journalføres som ett dokument.

Veilederen drøfter også hva det vil si at et dokument er kommet et organ i hende. Dokumenter som er tilgjengelig gjennom en ekstern database kan ikke i seg selv sies å ha kommet inn i det de plasseres i denne databasen. Et innlegg på Facebook eller i en blogg regnes med andre ord som kommet inn til organet først når saksbehandler ser det på skjermen. Først da kan saksbehandler vurdere om dette er et saksdokument som kommer inn under journalførings- eller arkiveringsplikten.

Diskusjonstråder i sosiale medier
Det er tilstrekkelig å journalføre bloggposter samt diskusjonstråder i Facebook og Twitter som ett dokument, det er ikke nødvendig å dele opp kommunikasjonen og journalføre det enkelte innlegget for seg. Dette er også slått fast i rapporten "Regjeringens bruk av sosiale medier." I tillegg slås det her fast at "nettmøter" kan journalføres og arkiveres som ett dokument.

Men, i sosiale medier som ellers, det er fortsatts innholdet som styrer arkivverdigheten av det som kommuniseres. Dette gjelder uansett om innholdet er sendt, mottatt, delt eller på annet vis

formidlet. Når det er sagt – sosiale medier kjennetegnes ofte av en uformell stil, og er i liten grad bygget med arkivering og journalføring for øye. Det er helt uproblematisk å gi veiledning i sosiale medier – generell veiledning er ikke å betrakte som saksbehandling. Alternativt kan en referere til generelle regler og bestemmelser eller faktainformasjon på egne nettsider. Saksbehandling bør i de fleste tilfeller unngås i disse kanaler, og de som bemanner sosiale kanaler bør henvise til offisielle saksbehandlingskanaler for de henvendelser som fører til saksbehandling eller der vedkommende ønsker seg formelle svar. Men grensen mellom saksbehandling og veiledning kan imidlertid være vanskelig, og det er en skjønnsmessig vurdering. Det er derfor viktig at de ansatte som håndterer kommunene sosiale medier, har en felles policy på hvordan henvendelser skal behandles.

SMS kontra telefonsamtaler
Advokat Jon Wessel-Aas behandler i sin bok Jus og sosiale medier tematikken rundt SMS og sosiale medier. Det har vært argumentert for at SMS kan sidestilles med en telefonsamtale.

En telefonsamtale er i utgangspunktet en muntlig utveksling av informasjon som ikke lar seg dokumentere, om en ikke har gjort lydopptak underveis. SMS-meldinger er imidlertid tekst som lagres som selvstendige, gjenfinnbare enheter i telefonene til både avsender og mottaker(e), og omfattes derfor av dokumentbegrepet.

Wessel-Aas vurderer SMS-korrespondanse på lik linje med direktemeldinger på Twitter eller Facebook. SMS-er omfattes dermed av offentlighetslovens og arkivlovens dokumentbegrep.

Enkeltopplysninger som kommer inn i form av for eksempel e-post, SMS eller som direktemeldinger i sosiale medier, må vurderes av saksbehandler på journalføringsplikt og arkivverdighet. Hvis ansatte på en skole for eksempel mottar SMS fra en elev om fravær, er dette å anse som arkivverdige opplysninger. Det samme gjelder for opplysninger i saker som er til behandling. Hvis opplysningene mottas gjennom disse kanalene, og de er av betydning for saken, skal de journalføres og arkiveres.

Generelt kan vi si at alle henvendelser fra publikum som er å oppfatte som opplysninger eller dokumentasjon i en sak, og således er arkivverdige, skal journalføres.

Hvordan arkivere?
Lagring av innhold på sosiale plattformer tilfredsstiller ikke kravene i arkivloven. Kommunen må selv sørge for forskriftsmessig arkivering.

Det finnes verktøy som lar en hente inn og behandle kommunikasjon i sosiale medier. Det er imidlertid ulikt i hvilken grad disse er tilpasset forvaltingens bruk av sosiale medier og krav til journalføring.

Å journalføre innlegg i sosiale medier er ofte en svært manuell prosess og transaksjonskostnadene kan derfor bli høye. All import må kvalitetssikres slik at innleggene ikke er endret, mangelfulle eller fraværende.

Det er tilstrekkelig å journalføre bloggposter samt diskusjonstråder i Facebook og Twitter som ett dokument, det er ikke nødvendig å dele opp kommunikasjonen og journalføre det enkelte innlegget for seg. Dette er også slått fast i rapporten "Regjeringens bruk av sosiale medier." I tillegg slås det her fast at "nettmøter" kan journalføres og arkiveres som ett dokument.

Saksbehandler må underveis gjøre vurderinger på hva som er relevant å arkivere i dokumentet. Skal alle innlegg i diskusjonstråden tas med, eller bare de deler som er relevante? Er det tredjeparter nevnt som bør anonymiseres? Er det behov for å ta med profilbilde(r) i arkivdokumentet?