Publisert: 16.05.2023
Midt i en hektisk arbeidshverdag, kan det være krevende å jobbe kontinuerlig og systematisk med eget arbeidsmiljø. I 2021 ønsket ti sykehjem i fire ulike kommuner å være med på å prøve ut tjenestedesign for å styrke arbeidsmiljøet og redusere sykefravær i eget tjenestested.
De ble med på en utforskende prosess der målet var å utforske hvordan ansatte skulle involveres for å gi innsikt i den reelle arbeidshverdagen sin og sammen utforske nye måter å jobbe med endring og forbedring.
Tester som avdekker hva som fungerer godt og mindre godt
I samarbeid med Halogen har bransjeprogrammet utviklet et samskapingsverktøy for sykehjemmene kalt Oss og Vårt. Oss og vårt handler om å aktivere HMS-gruppen i en samskapende prosess sammen med personalgruppen for å jobbe strukturert med å styrke eget arbeidsmiljø. Det er en trinnbasert modell som skal gjøre det enkelt for HMS-gruppen i sykehjem å fasilitere prosessen på egenhånd, men det er også mulighet for å få støtte fra hjelpere ved behov.
Prosessen følger fem steg. I første steg skal HMS-gruppen møtes og planlegge veien sammen.
Videre samles personalgruppen til fire samlinger, eller verksteder, hvor de utforsker arbeidsmiljøet hos seg, utdyper utfordringer de vil jobbe med, skaper ideer sammen og definerer hvordan de skal teste og evaluere ideene over en testperiode.
Bransjeprogrammet har nå fulgt opp tre sykehjem for å se hvordan det har gått. De melder om god fremgang.
Nedgang i sykefraværet på Smøla
IA-rådgiver Nina Grawert, som blant annet har fulgt opp Smøla sykehjem, forteller at
de har tatt en gjennomgang av alle kartlegginger og funn som har kommet frem siden de startet samarbeidet høsten 21.
Hun understreker at det selv om det er en del materiell og mye å orientere seg i etter alt det gode arbeidet som er utført, har det kommet gode resultater ut av testene de har gjennomført. Blant annet har sykefraværet gått ned. Nå gjenstår det å ta tak i andre utfordringer som har blitt avdekket og omsette disse til løsninger med gode tiltak i praksis.
- Det er gledelig å melde at sykefraværet ved sykehjemmet har gått ned. I fjerde kvartal 2022 var det legemeldte sykefraværet på 8,7 %, Dette er det laveste fraværet siden vi innledet samarbeidet med sykehjemmet. Til sammenligning var fraværet i fjerde kvartal, 2019 på 12%. I de fleste kvartalene siden har fraværet vært enda høyere, opplyser hun.
Videre forteller Grawert at de fremdeles samarbeider med Smøla sykehjem om evaluering av testene. De er i gang med denne prosessen med et annet sykehjem hvor de har gjennomført fase en og to som går ut på å starte og utforske.
- De tre testene som ble utarbeidet på idèverkstedet har blitt prøvd ut i varierende grad. Skjermet avdeling har jobbet etter de prinsippene de ble enige om å teste ut, og etter hva vi har fått kunnskap om så har de gode erfaringer med dette, avslutter hun.
Mer fokusert bruk av rapport i Randaberg og Vardheim sykehjem
Inger Elin Myhre, leder for Heldøgnstjenesten i Randaberg sykehjem, forteller at Randaberg har hatt godt utbytte av verktøyene som er utviklet av Halogen og bransjeprogrammet. I Heldøgnstjenesten har de blant annet jobbet med felles rapport, forutsigbare arbeidsdager for ansatte og aktiviteter til pasienter.
- Denne prosessen har gjort HMS-gruppen mer etablert og ansvarliggjort. Dette har også hatt innvirkning på videre arbeid relatert til arbeidsmiljø og andre prosjekter. Testingen har gjort at personalet står mer samlet i prosessen og evalueringen av ideer. Vi er mer villige til å teste ut forskjellige løsninger for å finne ut den gode løsningen, sier Myhre.
Avdelingsleder på Vardheim bofellesskap og nattjenesten, Anita Almås Høyvik, melder også om fremgang i arbeidet. De har blant annet laget videoer som skal vise stegene i enkelte prosedyrer som ansatte må gjennom i hverdagen. For eksempel ved kontroll av ulike apparater og bruk av hostemaskin.
- Vi jobber stadig med nye videosnutter, ettersom det fremkommer ting som noen i personalgruppen føler seg usikker på og kan lære av. Tilbakemeldinger fra personalet er at det har vært nyttig, og at de da fort kan se gjennom filmen før de skal gjøre prosedyren, spesielt prosedyrer de sjeldent gjør. Så denne ideen har vært kjempebra og vi satser fullt for å bevare den, forteller Høyvik.
Hun opplyser også at de har testet nye forslag til mer fokusert bruk av morgenrapport og midtrapport. Den er evaluert flere ganger og justert slik at det i dag fungerer bra. Det vil komme en justering til, men Høyvik legger til at det handler det om at de stadig skal se forbedringspotensialet.
- Det har vært fint å prøve ut prosessen sammen, la personalet være med på å gi innspill, drøfte hva som lar seg gjøre og prøve ut litt forskjellig. Den metoden vil sikkert evalueres og justeres fremover også, men det handler om hvilke kompetanse er på jobb og hvem som fordeler dagens arbeidsoppgaver, avslutter hun.
Har du lyst til å prøve ut Oss og vårt i ditt sykehjem? Klikk her for å finne alt materiellet du trenger for å komme i gang!
Nysgjerrig på prosessen som ligger til grunn for verktøyet? Les rapport fra arbeidet med å bruke tjenestedesign for å styrke arbeidsmiljøet og redusere fravær i sykehjem.
