Hvis flest mulig skal få med seg budskapet, er det et poeng i seg selv at tekstene ikke blir for omfattende. Derfor skal vi bare ta med akkurat det innholdet som gjør at målgruppen kan forstå informasjonen og bruke den til å gjøre det de skal. 

Vi vet fra klarspråksarbeidet at en tekst som er luftig og oversiktlig, gjør det mye enklere for leseren å få med seg de viktigste poengene. Dette blir ekstra viktig når tekstene skal ta hensyn til målgrupper med ulike behov:

• god linjeavstand (1,2–1,5)
• radlengde på maks 65 tegn
• korte avsnitt med linjeskift mellom
• punktlister der det passer (helst med fullstendige setninger i hvert punkt)
• mellomtitler

Det er ikke alltid mulig å gjøre tekstene veldig korte. Da kan det være lurt å vurdere en kort oppsummering av hovedinnholdet, for eksempel i en kort fortalt-boks. En slik oppsummering i starten av teksten kan erstatte en ingress og gi nyttig lese- og sorteringshjelp til både sterke og svake lesere.

Tekstene blir tilgjengelige for flere hvis vi bruker litt flere korte setninger enn det vi er vant til. Vi kan godt bruke leddsetninger innimellom, men da bør vi ha en god grunn til det. Legg merke til at fullstendige setninger i punktlister og mellomtitler gir bedre lesbarhet for mange med leseutfordringer. Husk at de tydeligste setningene ofte er aktive setninger.

Et annet tips er å ikke starte for mange setninger med leddsetninger. Ofte kan vi snu setningen på hodet:

Korte setninger er et viktig grep for å gjøre teksten tilgjengelig for så mange som mulig. Vi må likevel sørge for at sammenhengene i teksten blir tydelige for leserne. Det gjør vi ved å bruke bindeord. Bindeord er ord som «derfor», «dessuten», «altså», «men», «ettersom», «siden» og «likevel».

Bindeord gjør teksten logisk og klargjør årsaker, motsetninger og avhengighetsforhold mellom setningene. Det er viktig for blant andre dyslektikere og personer med autisme. Bindeordene fungerer som ledetråder som hjelper leserne til å avgjøre om de tolker et innhold riktig. Bindeordene er også med på å skape rytme og en naturlig tone i teksten.

På norsk lager vi nektende setninger med nektelsesadverbet «ikke»: Vi kan ikke komme på møtet.

Hvis vi skal nå fram til så mange som mulig, bør vi unngå for mange setninger med ordet «ikke». Det er fordi det er lett å overse ordet «ikke» og andre negasjoner («aldri», «ingen») når vi leser. Hvis vi klarer å snu setningen og slik unngå nektelsen, minsker vi risikoen for at leserne tolker innholdet i teksten feil.

Hvis vi har valget mellom et kort og et langt, vanlig ord for det samme, bør vi velge det korte for lesbarhetens skyld. Ofte kan vi også dele opp lengre, sammensatte ord uten å endre meningen. Legg likevel merke til at et kort og ukjent ord kan være vanskeligere enn et lengre, kjent ord. Er vi usikre, bør vi teste de ulike alternativene.

Det er lettere å misforstå og feiltolke abstrakte begreper siden hver enkelt leser må fylle begrepet med innhold ut fra sin egen kunnskap og sine egne forutsetninger. Vi gjør tolkningsjobben lettere hvis vi bruker konkrete begreper som flest mulig lesere kjenner igjen. 

Metaforer og andre språklige bilder er problematiske fordi de stiller krav til at leseren kan tolke dem rett. De kan være vanskelige for personer med norsk som andrespråk som ikke kjenner kulturspesifikke bilder, og for personer med dysleksi, ADHD og autisme og utviklingshemning som kan ha problemer med å avkode ikke-bokstavelig språk riktig.

Vi skal unngå å bruke forkortelser i tekster som skal nå fram til så mange lesere som mulig. Dette gjelder de aller fleste forkortelsene, også vanlige forkortelser som
kr (kroner), kl. (klokka), m (meter) og bl.a. (blant annet).

Unntakene er de tilfellene der det er mer vanlig å bruke forkortelsen enn den fullt utskrevne varianten, som UDI for Utlendingsdirektoratet og PPT for pedagogisk-psykologisk tjeneste. Hvis vi bruker slike forkortelser, må vi likevel forklare dem første gang de dukker opp i teksten.

Leseren må tolke forkortelser på samme måte som et tegn, og vi kan ikke være sikre på at den som leser teksten vår, kjenner til den aktuelle forkortelsen og kan tolke den riktig. På norsk bruker vi ofte punktum for å lage forkortelser, og et punktum vil avbryte eller stoppe lesingen.

En ryddig tekst uten mange forskjellige typer utheving og tegn er lettere å lese. Spar derfor utheving og tegnsetting til der det virkelig trengs.

Bruk fet skrift for å utheve tekst
På kommunens nettsider skal vi være forsiktige med å utheve tekst med kursiv eller bare store bokstaver (versaler). Understreking bruker vi bare på selve lenkene. Små bokstaver er lettere å lese enn store bokstaver. Store bokstaver er like høye «firkanter», mens de små bokstavene har over- og underlengder. Dette gir de små bokstavene en tydeligere silhuett og gjør det lettere å kjenne igjen ordbildene når vi leser.

På samme måte kan kursiv gi et utydelig ordbilde. Kursiv tekst er også vanskeligere å lese på skjerm. Å unngå versaler og kursiv er nødvendig for flere lesergrupper, blant annet svaksynte, men det er nyttig for alle.

Begrens tegnsettingen
Alle tegn må tolkes, og de må tolkes rett. Derfor er det også en god huskeregel å holde tegnsettingen i teksten på et minimum. Vi skal selvsagt følge skrive- og tegnsettingsreglene, men vi skal alltid vurdere om det er nødvendig å bruke både skråstreker, tankestreker, parenteser, kolon og semikolon i en og samme tekst.